小暮 学 氏　商品企画部　参事補

負荷のかかる印刷物の追加発注が頻繁に

株式会社リフレでは、新規顧客に30ページ前後の「商品読本」を同梱し、商品への理解を促進しているほか、購入後の一定の期日ごとにDMを送付し、再度の購入を働きかけています。これらの施策は、獲得した顧客をリピーターに育成する、同社にとって最重要のマーケティング。こうした印刷物は30～40種類に及び、同社の商品企画部が制作し、印刷物統括部署によって一括配送手配されています。在庫が少なくなると、印刷物統括部署は商品企画部に増刷を依頼し、商品企画部がugoに発注するというフローになっていました。

これら印刷物には、こまめに修正が加わります。商品企画部のメンバーがデータを修正していましたが、一つの印刷物を複数のメンバーが修正することがあり、データが一元管理されていなかったのです。さらに、一商品に複数の印刷物が存在していたため、印刷物統括部署から増刷要請が入る場合、印刷物を特定するのに手間を要していました。

「このため、印刷物を特定し最新データを探し出す負荷がかかる上、誤って古いデータに＂先祖返り＂してしまうリスクがありました。そのリスクをヘッジするため、追加発注の際にugoさんの営業担当者と細かく確認していました。また、そうした発注が頻繁にあったので、相当非効率的な状況にあったと思います」と商品企画部参事補の小暮学氏は打ち明けます。

定期DMの印刷物

ニーズへの対応力で「スプリント for Biz」に決定

「データの一元管理や関連部署との連携体制など、社内管理体制を見直す必要がありました。当社での印刷物制作は、新規獲得やリピーター育成、新聞や雑誌広告など担当が分かれています。人事異動も頻繁にあるので、引き継ぎルールの徹底といった人的施策では、また無管理状態に戻ってしまう恐れを感じていました。そうしたところに、ugoさんから『スプリント for Biz』を提案してもらったのです。これはいいと、すぐに導入を決めました」と小暮氏。

同社では、メインカタログなど厚みがあり部数も大量に及ぶ印刷物は、大手印刷会社に発注し、DMなど小型の印刷物はugoに発注しています。

「小ロットの印刷物の依頼先を選定する際に、いろいろな印刷会社や発注システムを比較検討しました。その結果、ugoさんの『スプリント』が最も有利でしたので、以来、ugoさんにお願いしています。当社のニーズによく対応してもらえてきたので、提案された『スプリント for Biz』も間違いないと思えました」「スプリント for Biz」の導入に際しては、多種類に及ぶ印刷物を管理するためのスペックの強化や、画像が多いために動きが遅くなることへの対処などのカスタマイズを実施。

「こちらの要望にスピーディーに対応し、かなえてもらえました」と小暮氏は言います。

業務効率化でコストを12～13％削減

「スプリント for Biz」の導入で、印刷データの一元管理が簡単にできるようになりました。印刷面を表示する機能により、どの印刷物を増刷するかといったやり取りが一目瞭然に。

「これによって、増刷する印刷物の特定や、その最新データを探す負荷が一掃されました。」と小暮氏は顔をほころばせます。また、商品企画部からugoに入る細かい文字修正や画像差替えの依頼も、制作管理ツールにより、同一インターフェース上での指示やデータのやり取りが簡単に。

「ugoさんの営業担当者と確認する手間が激減し、お互いに大幅に効率化できたと思います。」さらに、それまで発生ベースで五月雨式に発生していた印刷物の発注を、月2回に集約。これにより、ugo側の営業担当とのやりとりや、印刷業務の効率化を図ることで、コストを12～13％削減させることもできました。

「発注は基本的には月2回ですが、印刷物を緊急で追加しなければならない場合もあります。そんなスポット対応でも、ugoさんの営業担当者は即座に動いてくれるので非常に助かっています。この二重の発注体制で、効率化と安心のどちらも手に入れることができました」無駄な時間や手間を削減できた分、商品企画部のメンバーは本来の業務に力を注ぐことができます。同社では、「スプリント for Biz」を、直接的な効率化と間接的な業績向上に役立てているといえます。