星野 恵美子 氏　経理課　課長

導入前は印刷物発注に関わる業務が非常に煩雑

「『スプリント for Biz』導入前は、名刺や封筒などの印刷物はそれぞれ別の業者に発注していました。」と語るのは経理担当の星野氏。

「名刺は、店舗や本社毎に所定のシステムを通じて発注する方法をとっていました。

月次で各店分の請求書が私の元へ送られてくるのですが、店舗も人も増え、紙ベースのそれを手作業で経費処理するのは非常に煩雑で手間となっていました。

少しでも効率良く業務処理できるようにと、先方にデータ提供も交渉してみましたが、対応できないという回答で、正直困っている状況でした。

一方、封筒については私が各店舗の発注窓口となっていました。

各店舗の在庫がなくなるとメールなどで都度、発注依頼が入り、こちらも店舗数が増えるにつれ、その取りまとめ発注業務の負担も増加していました。また、こちらは請求書が全社一括分となっていたため、店舗ごとに経費計上を振り分ける作業が非常に煩雑でした。

ほかにも業務は山のようにありますから、少しでも効率化したいと考えていたんです。」

シンプルで非常に簡単、導入時の説明も不要

「『スプリント for Biz』については、『名刺や封筒に関わる業務を効率化できる良いものはないか』と当社で利用している業者の営業の方に相談したところ、その方の紹介を通じて知りました。

問いあわせてみたところ、当社の事情に併せて使いやすいようにカスタマイズもしてもらえるということで、すぐに導入を決めました。」

もちろん『スプリント for Biz』を導入することで、発注・支払等の両面を一本化でき、業務を効率化できるメリットがある点も大きな要因でした。

導入のタイミングで、従来の名刺発注システムもリプレイスすることにしました。

社内には、簡単な説明をするだけで何の混乱もなくスムーズに移行できました。

「『スプリント for Biz』の使い方が、シンプルで非常に簡単だからだと思います。また、店舗からも『印刷物の発注業務が以前よりも便利になった。』と好評です。窓口や方法がバラバラだったものが、『印刷物の発注ならここ！』と、とてもわかりやすくなったからだと思いますね。」

相談会風景

請求・経費処理の手間が10分の1に激減

「やはり『スプリント for Biz』を導入したことで、今までの業務を大幅に効率化できました。」

名刺も封筒の発注も『スプリント for Biz』を通じて店長承認により店舗で完結されるようになったことで、以前行っていた発注取次ぎ業務の手間もなくなりました。

事前に店舗で発注できる印刷枚数も、例えば名刺なら100～500枚までなどと数量もカスタマイズ設定をしてもらえたので、大量発注されてしまうリスクも防げています。また、経理処理を効率化するために必要な発注情報データも提供してもらえるので非常に助かっています。

「以前、紙の請求書を見ながら手作業で処理をしていた頃は、20～30分はかかっていました業務が、今は2～3分で片付きます。浮いた時間で他の業務をこなせるので、この効率化は大きいですね。」

今後、店舗や人員が増えても『スプリント for Biz』の店舗マスターに店舗を登録するだけで対応できるので、星野氏の負担もだいぶ減りました。

そのほか、暑中見舞いハガキなどの印刷でも、導入前は本社に一括納品され、こちらで仕分けして各店舗に転送していましたが、今はugoに発注することで各店舗に直接必要な数量が納品されるようになりました。

「システム掲載商品以外の印刷物などもugoさんに相談することで、いろいろ便宜を図っていただけて助かっています。今後ともよろしくお願いします。」と星野氏は結びました。