杉山 萌 氏　設計部　マネージャー

30店舗からバラバラに入る印刷物のオーダー対応に忙殺

ブランディングのため、店舗で顧客の目に触れるあらゆる表現物の制作業務を担っているグレイス株式会社設計部。ランチョンマットやチラシ、ポイントカードなどの印刷は、コストを重視し3つのネット印刷を使い分けていました。それら消費されるものは、在庫がなくなりそうな店舗から設計部にオーダーが入り、設計部はその都度ネット印刷に増刷の発注をしていたのです。しかし、部数や納期などの情報が漏れているケースが少なくなく、それを確認するやり取りも大きな負担となっていました。

「店舗数が少なかった頃は自分一人で対応できていましたが、出店ペースが急増し30店舗にもなると、1日の業務時間の30％も割かれるほどの膨大な業務量となったのです。アシスタントを増員しても間に合わず、自分も対応せざるを得ませんでした」と設計部マネージャーの杉山萌氏は打ち明けます。

ワークライフバランスを重視する同社では、社員は重要な業務のみ行い、それ以外の業務はRPAの導入や外注化で効率化を図るカルチャーがあり、「この窓口業務は真っ先に省力化すべきことの対象に挙げた」と杉山氏は言います。

「スプリント for Biz」が、最もフィットし事実上の“一択”

杉山氏は、「スプリント for Biz」を含む4社のネット印刷サービスをピックアップし、それぞれができることやコストを比較検討。「自社に最もフィットしたのが『スプリント for Biz』で、事実上の“一択”だった」と杉山氏は言います。

「まず、それまで３社のネット印刷を使い分けていましたが同等のコスト水準でお願いできること、印刷物に合わせてカスタマイズした単価を表示することが可能なことが大きかったです。」と決め手となった要因を説明します。

店長の中には、PCリテラシーが高くない人も。そこで杉山氏は、「スプリント for Biz」導入の際、「分かりやすかったugoさん作成のマニュアルに一工夫加え、さらに分かりやすくした」というマニュアルを各店舗に配布。「約30店舗に導入して半年間、操作説明を求められたことは1件もない」と言います。

印刷物イメージ

業務とともに責任が各店舗に分散、精神的にも楽に

「スプリント for Biz」の導入で、設計部はピーク時には30％を占めていた店舗対応業務から完全に手離れができ、デザイン業務に集中できるようになりました。

「アシスタント職は、いずれデザイナーとなることを目指しています。彼女たちに窓口業務に使っていた時間を、本来のデザイン業務や勉強に振り向けてもらえるようになりました」と杉山氏は目を細めます。

各店舗においても、納品スケジュールなどを確認したい場合、いちいち設計部に照会しなければならない手間が省けたことはメリットとなりました。

「導入前は、約30店舗からの発注が集中したので、確認漏れがあって納期が遅れると全て設計部で対応していました。その対応が業務とともに各店舗に分散されたので、精神的にも非常に楽になりました。『スプリント for Biz』は極めて簡単に使えるので、新たに加わることになった一店舗あたりの手間としては、微々たるものです」と杉山氏。

「スプリント for Biz」は、これまで『台湾甜商店』と『101』の2ブランドで導入していますが、ブランドに応じて不要な印刷物を表示しない設定を行っているので、発注ミスも防げています。なお、同社では2021年4月に新ブランド『wanna manna』の展開をスタートさせ、さっそく同ブランドにも「スプリント for Biz」の導入を決めています。